Si vous êtes Data Analyst, vous savez à quel point les rapports sont importants dans la compréhension et la communication de vos insights. Avec ses nombreux outils et ses évolutions constantes, Power BI de Microsoft, s’est rapidement imposé comme une solution de prédilection. Dans cet article, nous allons explorer un type de rapport souvent peu envisagé : les rapports paginés.
Vous souhaitez devenir expert en analyse de données ? Notre formation Power Bi complete en inter et intraentreprise vous permettra de maitriser les rapports de données et améliorer la prise de décision au sein de votre entreprise.
L’équipe Ambient IT
Pourquoi privilégier les rapports paginés ?
Les rapports paginés sont bien spécifiques et optimisés pour l’impression et le partage. Ils répondent à des besoins spécifiques de reporting où la structuration et la formalisation des données sont requises comme, par exemple, des états financiers.
Ils sont conçus uniquement pour présenter des données complexes de manières structurées.
Ils sont différents des rapports traditionnels de Power BI, car contrairement à eux, ils ne sont pas dynamiques et interactifs.
Les rapports paginés offrent à la place un contrôle précis sur la mise en page et sont complètement optimisés pour l’impression et le partage en PDF ou Excel.
Dans quelles situations privilégier les rapports paginés?
Les rapports paginés sont particulièrement indiqués lorsqu’une mise en page très formelle est de rigueur.
Qu’il s’agisse de documentation réglementaire ou de rapports opérationnels, tout document nécessitant une présentation soignée et une impression de qualité.
Avantages des rapports paginés
Les rapports paginés permettent une mise en forme très riche et précise incluant des en-têtes et des pieds de page répétitifs.
Avec leur tableau graphique bien aligné et des options de pagination multiples, ils sont essentiels pour les documents destinés à des équipes et des profils plus techniques.
Création de rapports paginés
La création de rapports paginés dans Power BI se fait généralement via le Report Builder. C’est l’outil dédié qui permet de connecter des jeux de données, concevoir la mise en page et insérer des visualisations.
Ils peuvent être exportés dans de nombreux formats dont PDF, Word, Excel, PowerPoint ou CSV.
Personnalisation de la mise en page
La pagination est finement contrôlable avec de nombreuses options de formatage de textes et de visuels, mais également de nombreuses options avancées comme les expressions pour contrôler la visibilité des éléments ou le la gestion des regroupements de données.
Interactivité dans les rapports paginés
Bien que les rapports paginés soient bien moins interactifs que les tableaux de bord, il est possible d’inclure des paramètres dynamiques comme des filtres.
Vous pouvez aussi utiliser des liens intégrés, des signets et des expressions pour améliorer l’interactivité de vos rapports sans sacrifier la lisibilité de la mise en page.
Sécurité et permissions
Comme tous les éléments de Power BI, les rapports paginés disposent d’excellentes fonctionnalités de sécurités intégrées par Microsoft. Cela inclut l’authentification et les contrôles d’accès basés sur les rôles.
Les permissions sont gérées via le service Power BI, permettant d’attribuer les niveaux d’accès différenciés aux utilisateurs et aux groupes pour les rapports paginés.
Conception et performances
Lors de la conception de vos rapports, a meilleure pratique est de prioriser la lisibilité et la cohérence, optimiser les requêtes de données pour de meilleures performances.
Je vous conseille aussi d’utiliser des templates pour standardiser vos mises en pages.
Vous pouvez même configurer des actualisations planifiées dans vos rapports paginés. Il suffit de s’assurer que les sources de données sont bien accessibles et que les paramètres de rafraîchissement répondent bien aux exigences métier.
Limitations et considérations
Les rapports paginés présentent de nombreux avantages, mais aussi (et c’est bien normal), quelques inconvénients.
Ils sont tout d’abord bien moins flexibles et interactifs que les tableaux de bord. La mise en page peut également être un petit défi si vous avez des rapports avec des données très variées.
L’impression et le formatage peuvent aussi donner lieu à des rendus étranges et il faudra vous assurer que votre mise en page est bien conservée lors de vos rendus.
Conclusion
Maitriser des rapports paginés enrichit fortement votre arsenal d’analyse de données et vous permet surtout de répondre aux besoins de reporting dans des contextes plus formels.
S’ils ne sont pas forcément les plus indiquées pour une utilisation quotidienne, ils sont néanmoins très efficaces pour accroitre l’impact de vos analyses après d’autres branches de votre orgnisation.
